Pengurusan Kewangan Kedai Makan dan Restoran #2 – Apa itu Pengurusan Kewangan?

Transaksi perniagaan

Apa itu pengurusan kewangan? Raymond S. Smidgall (et. al.) dalam buku “Restaurant Financial Basics” kata:

“The process of organizing, analyzing, interpreting, recording, summarizing, and reporting financial information in ways that are meaningful for owners, managers, and other internal users and for lenders, and for other external users.  Also referred to as accounting”

Kata kunci pengurusan kewangan atau accounting – menyusun, menganalisa, mentafsir, merekod, membuat ringkasan, dan melapor maklumat kewangan.  Ia juga bermakna – Perakaunan.

Pengurusan Kewangan Kedai Makan dan Restoran

Bagi pengurusan kewangan kedai makan dan restoran, pengurus restoran menggunakan maklumat kewangan untuk mengurus aktiviti berkaitan operasi seharian.  Ia berkait rapat dengan pendapatan dan keuntungan yang diperolehi serta apa dibelanjakan seharian.  Duit keluar dan masuk.

Maklumat kewangan perlu disusun dan meaningful.  Analisis dan interpretasi maklumat ini sangat penting.  Kerana itulah ia perlu direkod, diringkas (summarized) dan dilapor kepada yang memerlukan.  Contohnya, tuan punya kedai makan bagi mengetahui economic health kedai makan dan restoran.

Pengurusan Kewangan vs Bookkeeping

Bookkeeping – kerja-kerja menganalisis dan merekod transaksi kewangan yang spesifik seperti jualan (sales), collection of revenue dan senarai gaji (payroll).  Data-data dari proses bookkeeping kemudian diringkaskan oleh akauntan untuk ditafsir oleh pihak pengurusan.

Bidang-Bidang Perakaunan

Beberapa spelcialized area dalam perakaunan / pengurusan kewangan:

Financial Accounting - keseluruhan proses mewujudkan dan mengguna maklumat perakaunan untuk membuat keputusan dalam bisnes. Deliverables dalam perakaunan ini termasuk penyata kewangan (financial statements) - balance sheet, income (profit & loss), statement of cash flows.

Audit - Juru audit akan menilai sama ada controls/measure atau kawalan bagi mengawal cash dan inventori ada dan efektif. Sistem pengurusan kewangan juga dinilai sama ada maklumat kewang direkod dan dilaporkan dengan betul. laporan kewangan juga dinilai sama ada ianya benar-benar mawakili kedudukan kewangan, operating results, duit masuk dan keluar dan seterusnya prinsip perakaunan digunakan pada setiap masa.

Managerial Accounting - Proses bagi membuat perancangan dengan menggunakan maklumat kewangan - historical dan anggaran kehadapan. Contoh bagi kedai makan: masakan kegemaran yang paling banyak ditempah pelanggan!

Tax Accounting - Pelan dan penyediaan maklumat kewangan bagi tujuan memfail dan membayar cukai kepada kerajaan.

Pengurusan Kewangan Kedai Makan dan Restoran #1 – Pengenalan

Transaksi perniagaan

Pengurusan kewangan kedai makan buat kita bukan sahaja perlu tahu tentang penyediaan  makanan/minuman dan melayan pelanggan, tetapi juga tentang pengurusan kewangan.

Disamping tugas-tugas hakiki lain, kita juga perlu tahu  terhadap segala aktiviti dan kos-kos yang terlibat bagi menguruskan kedai makan.  Kalau kita lihat Business Model Canvas (BMC) bagi kedai makan dalam posting sebelum ni, ia termasuk dalam bahagian “Key Activities“.

Apa itu pengurusan kewangan kedai makan?

Pengurusan kewangan kedai makan yang sistematik bertujuan untuk kita tahu keseluruhan tentang pendapatan (revenue), perbelanjaan (expenses),  keuntungan (profit).

Data-data ini akan mengambarkan keseluruhan status kewangan atau financial health bisnes yang dijalankan.  Ia melibatkan proses dan prosidur perakaunan (accounting).  Ha kan dulu nyesal masa belajar akaun kita main-main 😀

Penting untuk siapa?

Perakaunan / pengurusan kewangan ini penting dan meliputi keseluruhan individu yang terlibat dalam industri kedai makan dan restoran:

  • Tetamu/Pelanggan (guests) – kita boleh memantau kos terlibat untuk melayan pelanggan bagi memastikan kedai makan dan restoran memperolehi keuntungan.  Memahami kedudukan kewangan kedai makan boleh membantu kita membuat perancangan terhadap aspek kepuasan pelanggan;
  • Pekerja (employees) – kita perlu menyediakan kos-kos yang terlibat dengan pekerja seperti gaji, cukai, KWSP, SOCSO dan benefit yang mereka perlu dapat (seperti faedah kesihatan);
  • Pembekal/Vendor – kita perlu meyakinkan mereka tentang credit-worthiness organisasi bisnes yang dijalankan.  Buat mereka percaya!
  • Owner/Investor – ini lagi penting apatah lagi jika kita sebagai tuan punya atau pelabur.  Maklumat kewangan perlu tepat dan boleh kita perolehi dalam masa yang diperlukan.  Kita perlu tahu keseluruhan keadaan kewangan organisasi bisnes bagi tujuan pemantauan dan membuat keputusan.  Laporan kewangan diperlukan bagi diserahkan kepada pihak berkaitan (berkaitan SSM, kastam dan LHDN) dan juga bank bagi tujuan membuat pinjaman; dan
  • Agensi kerajaan – OK kita ada undang-undang berkaitan.  Sediakan laporan kewangan sewajarnya.

Akauntan kan ada?

Mungkin kita ada banyak kerja lain naik buat kan, so kita cakap macam ni:

“Tak payah tahu sangat pasal akaun-akaun semua ni, serahkan je kepada akauntan!”

Betul tak? Nanti dulu.. baca bawah ni..

Untuk apa pengurusan kewangan?

Kita perlu tahu tentang keseluruhan pengurusan kewangan agar kita:

  • Tahu maklumat yang berkaitan bagi kawalan (control) kedai makan bagi jangka masa pendek dan juga panjang;
  • Faham tentang laporan kewangan yang disediakan;
  • Memperbetulkan keadaan tertentu untuk merperbaiki keuntungan kedai makan; dan
  • Membuat keputusan melalui potensi impak yang boleh berlaku terhadap  bisnes berdasarkan laporan kewangan.

Macamana kita nak tahu pasal benda ni?

Jadi, cara yang paling mudah untuk kita faham tengan pengurusan kewangan ini adalah dengan belajar dan membuatnya!  Mungkin pada permulaan kita lakukan sendiri.. bila dah faham, kita serahkan pada akauntan.  Maklum lah, bisnes kecil-kecilan.  Sampai masanya, khidmat akauntan adalah wajib!   Kalau dah faham, akauntan bagi laporan apa pon kita dah tahu apa nak buat!

 

 

Business Model Canvas: Bisnes Kedai Makan dan Restoran

kedai-makan

Posting ini merujuk kepada aplikasi BMC terhadap bisnes kedai makan dan restoran secara umum.  Idea umum ini boleh dikembangkan bersesuaian dengan jenis atau konsep kedai makan yang akan dibangunkan. Contoh, authentic malay cusine, fast food restaurant, kedai tomyam, chinese style dan sebagainya.

Sebelum tu.. apa itu model bisnes? Ia merujuk bagaimana organisasi bisnes membina dan menyampaikan nilai kepada pelanggan.  Untuk peringatan diri sendiri, BMC terdiri daripada sembilan (9) building blocks iaitu customer segments, value propositions, channels, customer relationship, revenue streams, key resources, key activities, key partnership, dan cost structure.

Mari kita lihat bagaimana model bisnes dengan 9 building blocks ini diaplikasikan kepada perniagaan kedai makan dan restoran.  Tiada betul/salah, janji kita tahu apa nak dibuat dengan setiap building blocks ini!

Customer Segments

Siapa target market kepada bisnes kedai makan dan restoran ini?   Target market atau segmen pelanggan sasaran boleh merujuk kepada keperluan, kehendak, tingkah laku atau pun kategori pengguna (seperti tahap pendapatan):

(1) Ia boleh jadi kepada semua golongan atau tiada target market tertentu – mass market, (2) Target market yang lebih spesifik (niche), (3) Segmented – membezakan pelanggan berdasarkan keperluan dan ciri pelanggan atau kepelbagaian masalah pelanggan, (4) Diversified atau pelbagai, iaitu model bisnes memenuhi  keperluan dua atau lebih segmen pelanggan, (4) Multisided Platform – dua atau lebih segmen pelanggan yang bergantung pada satu sama lain.

Customer Segments

Sasaran Segmen Pelanggan

Target market lebih kepada segmented yang terdiri dari penduduk kawasan sekitar. Lingkungan kawasan 30 Km dari kedai makan / restoran. Boleh terdiri daripada:

Komuniti sekitar

Kilang, pejabat dan kedai berhampiran

Pelajar universiti dan kolej

Pengemar masakan ditawarkan

Value Propositions

Tawaran nilai atau value propositions merujuk kepada nilai yang nak kita bina terhadap produk dan perkhidmatan yang disediakan.    Tawaran nilai ini mestilah spesifik disasarkan kepada segmen pelanggan yang kita pilih.

Antara elemen yang boleh diguna pakai bagi membina tawaran nilai: (1) Produk / Perkhidmatan baru (newness), (2) Prestasi (performance), (3) Penyesuaian (customization), (4) Getting the job done, (5) Rekabentuk / design, (6) Brand / Status, (7) Harga, (8) Pengurangan Kos, (9) Risk Reduction, (10) Accessibility, dan (11) Convnience.

Contoh tawaran nilai bagi bisnes kedai makan:

Value Propositions

Tawaran Nilai

Kedai makan dan restoran perlu tawaran nilai yang hebat! Bayang kita nak ke kedai makan, apa yang kita nak? Simple je.. makanan sedap dan lepas order dapat dengan cepat. Betul tak? Ok ni idea tawaran nilai yang boleh kita gunakan, tak tertakluk kepada 11 elemen di atas je:

Resepi istimewa

Masakan fresh dari dapur

Pilihan terbaik pelbagai menu

Pesanan diterima dengan pantas)

Accesibility - Lokasi kedai makan

Suasana kedai makan

Channels

Bagaimana organisasi bisnes berkomunikasi atau berhubung dengan pelanggan bagi memberi tawaran nilai mereka?  Bagaimana mereka memberi awareness tentang kewujudan perniagaan, produk dan perkhidmatan? Macam mana nak bagi tahu tentang bisnes kedai makan dan restoran kita?

Kita lihat lima (5) fasa channels ni, bagaimana kita membantu pelanggan untuk membuat: (1) Customer awareness terhadap bisnes dan produk; (2) Penilaian terhadap produk (tak ke best kalau dapat good review dari customer?); (3) Pembelian produk; (4) Delivery; dan (5) After sales.

Channels

Saluran

Owned channels (direct - sendiri punya / indirect - contoh kedai sendiri dikendalikan oleh organisasi bisnes lain) dan partner channels :

Owned channels (direct) - sendiri buat dan pasang banner setempat.

Owned channels (direct) - buat hebahan / marketing melalui sosial media: Facebook, Twitter & Instagram

Owned channels (direct) - laman web, database pelanggan: SMS & email.

Word of mouth.. jadi, pengalaman/persepsi pelanggan adalah penting!

Customer Relationship

Hubungan organisasi bisnes dengan  pelanggan adalah sangat penting.  Tujuan utama boleh jadi untuk mendapatkan dan mengekalkan (rentention) pelanggan serta meningkatkan jualan seperti untuk tujuan upsell atau repeat / regular customerLebih-lebih lagi bagi bisnes kedai makan dan restoran.  Regular customer penting untuk kelestarian bisnes.

Customer Relationships

Perhubungan Pelanggan

So macamana nak wujudkan perhubungan pelanggan? Kekalkan pelanggan dengan contoh-contoh di bawah ni:

Pelayan / waiter yang mesra - sediakan SOP untuk melayan pelanggan!

Wujudkan mekanisme untuk pelanggan beri feedback (i.e., feedback form di laman web atau FB)

Wujudkan program khas untuk regular customer i.e., diskaun untuk birthday mereka

Wujudkan komuniti di FB/Instagram dan sentiasa berinteraksi i.e, like & komen

Revenue Streams

Revenue streams / aliran pendapatan merujuk kepada pendapatan yang boleh dijana daripada produk dan perkhidmatan yang disasarkan kepada segmen pelanggan pilihan.

Bagi kedai makan dan restoran, tentulah hasil daripada tawaran nilai terhadap penjualan makanan dan minuman.  Mekanisme harga selalunya tertakluk kepada harga bahan mentah dan saiz makanan yang dihidangkan.

Revenue Streams

Aliran Pendapatan

Aliran pendapatan berkait rapat dengan penjualan makanan dan minuman. Mungkin boleh wujudkan dua jenis kategori bagi mensasarkan segmen pelanggan premium dan yang affordable untuk semua golongan. Mari kita lihat apa yang boleh menjana aliran pendapatan:

Makanan dan minuman dengan harga lebih premium

Makanan dan minuman lebih kepada 'value end' sesuai untuk semua golongan

Penjualan tambahan melalui konsep 'food truck'

Menyediakan perkhidmatan catering

Key Resources

Key resources (sumber utama) merupakan aset penting untuk bisnes berjalan, continuity dan sustainability.  Antara key resources yang perlu ada: (1) Fizikal (bangunan kedai, peralatan, sistem, kenderaan dan sebagainya); (2) Harta Intelek; (3) Sumber manusia (pekerja); dan (4) Kewangan.

Key Resources

Sumber Utama

Mari kita bincangkan key resources yang perlu ada pada kedai makan dan restoran:

Fizikal: Bangunan kedai makan, peralatan dapur dan memasak, kenderaan, sistem point-of-sale (POS), utiliti (air/air)

Sumber intelek: Resepi istimewa kedai makan

Sumber manusia: pekerja untuk setiap bahagian seperti pengurus & akaun, tukang masak, tukang cuci pinggan dan pelayan

Kewangan: Modal dari pemilik, pendahuluan pemilik, geran dan pinjaman

Key Activities

Key Activities pula menerangkan apa yang entiti perniagaan perlu buat untuk memastikan model bisnes  berjaya.   Sama macam key resources, key activities ini diperlukan untuk membina tawaran nilai, membina dan menyokong perhubungan dengan pelanggan, dan seterusnya jana pendapatan (revenue).

Key Activities

Aktiviti Utama

Key activities semangnya berkait rapat dengan jenis bisnes yang dijalankan. Bagi bisnes kedai makan dan restoran:

Penyediaan makanan dan minuman

Melayan pelanggan

Membersihkan kedai makan dan restoran

Pengurusan inventori bagi penyediaan makanan dan minuman

Pengurusan kewangan

Key Partnerships

BMC key partnerships pula merujuk kepada rangkaian pembekal (suppliers) dan juga rakan kongsi (partner) dalam perniagaan yang dijalankan.

Empat jenis key partnerships:  (1) Pakatan strategik (strategic alliances) antara entiti perniagaan yang merupakan bukan persaing antara satu sama lain; (2)  Kerjasama strategik di antara pesaing; (3) Joint venture (JV) untuk membina perniagaan baru; dan (4) Perhubungan di antara pembeli dan pembekal untuk menjamin kecukupan bekalan.

Bisnes kedai makan dan restoran pula bagaimana?

Key Partnerships

Rakan Niaga

Siapa rakan niaga kita semasa menjalankan bisnes kedai makan?

Pembekal bahan mentah untuk penyediaan makanan

Pembekal bahan minuman

Pembekal bahan-bahan alatan penyediaan makanan, pencuci, plastik sampah dan sebagainya

Pihak berkuasa tempatan & kesihatan

Pihak bank

Cost Structure

BMC cost structure ini menerangkan semua kos-kos yang terlibat untuk menjalankan perniagaan berdasarkan model bisnes yang dirancang.  Kesemua aspek untuk membina dan manyampaikan tawaran nilai, mengekalkan perhubungan dengan pelanggan dan seterusnya mahu menjana pendapatan memerlukan kos-kos yang perlu ditanggung.

Kos-kos ini boleh dirancang dengan baik sekiranya kita tentukan aspek Key ResourcesKey Activities dan Key Partnerships dalam model perniagaan yang hendak dijalankan.

Jenis-jenis cost structure termasuk:

  • Cost driven – Model bisnes berasaskan cost-driven ini terfokus kepada objektif untuk mengurangkan kos seberapa mungkin.
  • Value driven –  Fokus utama adalah pembinaan kepada “nilai” yang ditawarkan, kos tidak menjadi isu kerana produk atau perkhidmatan adalah premium.

Ciri-ciri struktur kos adalah seperti berikut: Fixed cost, variable cost dan economies of scope / scale.

Mari kita lihat cost strusture bagi bisnes kedai makan dan restoran:

Cost Structure

Struktur Kos Bisnes

Kos-kos bisnes kedai makan dan restoran yang boleh kita fikirkan:

Variable cost terhadap barang mentah bagi penyediaan makanan dan minuman

Kos kedai (sewa) dan utiliti

Kos marketing

Kos pekerjal

Kos lesen PBT

Ringkasan BMC Kedai Makan dan Restoran

OK mari kita tengok keseluruhan idea BMC bagi kedai makan dan restoran ini.  Idea ini boleh dikembangkan lagi atau disesuaikan dengan jenis bisnes kedai makan dan restoran yang mahu kita bangunkan atau strukturkan semula:

BMC Kedai Makan dan Restoran (Klik untuk saiz lebih besar)

BMC kedai makan dalam format Microsoft PowerPoint boleh dimuat turun di sini.

Business Model Canvas (‘BMC’)
BMC – Customer Segments / Segmen Pelanggan
BMC – Tawaran Nilai (‘Value Proposition’) Bahagian 1/2
BMC – Tawaran Nilai (‘Value Proposition’) Bahagian 2/2
BMC – Channels
BMC – Customer Relationships
BMC – Revenue Streams (Bahagian 1/2)
BMC – Revenue Streams (Bahagian 2/2)
BMC – Key Resources
BMC – Key Activities
BMC – Key Partners
BMC – Cost Structure / Struktur Kos Perniagaan