Pengurusan Kewangan Kedai Makan dan Restoran #7 – Hubungan Pendapatan dan Perbelanjaan dengan Ekuiti Pemilik

Perbelanjaan dan Pendapatan

Orang berniaga salah satu tujuannya adalah untuk menjana pendapatan dan perbelanjaan berlaku dalam masa yang sama .   Contoh mudah kedai makan dan restoran adalah bahan-bahan mentah bagi penyediaan makanan untuk jualan.  Pendapatan terhasil dari makanan yang disediakan.

Dalam masa yang sama, wang tunai dan modal pemilik akan bertambah bila perniagaan menjana keuntungan.

OK! Kali ini kita akan lihat bagaimana pendapatan dan perbelanjaan akan memberi kesan kepada ekuiti pemilik.    Bagaimana hubung kait perbelanjaan dan pendapatan kepada aset dan ekuiti pemilik dalam konsep pengurusan kewangan.

Keuntungan Perniagaan

Selain untuk menjana pendapatan (revenue), kita juga mahukan keuntungan (profit)!  Keuntungan (profit atau net income) ini berlaku bila pendapatan adalah melebihi perbelanjaan.

Pandapatan akan menambah ekuiti pemilik dan sebaliknya bagi perbelanjaan.

Hubungan Aset dan Ekuiti dengan Pendapatan dan Perbelanjaan

Katakan kedai makan dan restoran kita menyediakan masakan Kari Kepala Ikan Salmon dengan harga RM 60 dan dijual secara tunai.  Perbelanjaan bahan mentah termasuk perbelanjaan lain  bagi menyediakan masakan ini adalah RM 20.

Jadi net income bagi jualan Kari Kepala Ikan adalah RM 60 – RM 20 = RM 40.  Dengan jualan ini, ekuiti pemilik akan bertambah sebanyak RM 40.

Transaksi jualan ini juga akan menambah wang tunai (cash) dah ekuiti pemilik sebanyak RM 60.  Perbelanjaan (expenses) pula akan mengurangkan wang tunai dan ekuiti pemilik sebanyak RM 20.

Mari kita  tengok accounting equation (persamaan perakaunan) yang terlibat:

Aset              = Liabiliti        + Ekuiti Pemilik
Cash   RM 1,900 +   Notes              Modal
       RM    60 -   payable RM 4,000   Kak Ya  RM 5,000 +   
       RM    20                                RM    60 -
       --------                                RM    20 
       RM 1,940
       --------
Sewa   RM 2,100
Dapur  RM 5,000
       --------
Jumlah RM 9,040   =          RM 4,000 +        RM 5,040
       ========               ========         ========

Lihat macam mana aset bertambah RM 40.  Macam tu juga ekuiti pemilik bertambah dengan jumlah yang sama.

Pengurusan Kewangan Kedai Makan dan Restoran #6 – Accounting Equation

Liabiliti vs Ekuiti

Antara aspek yang penting dalam accounting equation adalah aset, ekuiti dan liabiliti.  Dengan aset, ekuiti dan liabiliti ini, accounting equation  yang paling asas  menerangkan apa yang restoran miliki dan apa yang melibatkan pinjaman atau hutang.

Aset, Liabiliti dan Ekuiti

Aset dalam perniagaan kedai makan dan restoran termasuk wang tunai, account receivable, barangan, tanah, bangunan, inventori makanan dan minuman dan juga pelaburan yang dibuat.

Aset boleh diberikan atau disediakan oleh pemilik atau didapatkan melalui hutang dari bank atau pemberi pinjaman (owners and lenders).

Aset yang disediakan oleh pemilik dipanggil ekuiti.  Aset yang diperolehi secara pinjaman  / hutang adalah liabiliti.

Accounting Equation

Asas Accounting equation  yang paling asas, menerangkan apa yang restoran miliki vs hutang:

Accounting Equation
Accounting equation yang paling asas:

Aset = Liabiliti + Ekuiti pemilik

Jika hutang kedai makan dan restoran (liabiliti) ditolak dari aset:

Aset - Liabiliti = Ekuiti Pemilik

Asas Penyata Kewangan

Asas penyata kewangan (balance sheet) – aset hendaklah sama nilai dengan (balance against) liabiliti dan (+) ekuiti pemilik.  Mari kita tengok contoh Kedai Makan TERLOLAP MATO (TM) dan Kak Ya sebagai pemiliknya.

Katakan Kak Ya ada wang tunai RM 5,000 sebagai modal (capital) untuk membuka kedai makan:

               KEDAI MAKAN TERLOLAP MATO
               -------------------------

     Aset          =         Ekuiti Pemilik
  Cash RM 5,000          Kak Ya, Modal RM 5,000

OK, Kak Ya sewa bangunan kedai makan katalah dengan harga RM 700 sebulan untuk tiga (3) bulan berjumlah RM 2,100. Ini bermakna cash telah berkurangan (RM 5,000 – RM 2,100 = 2,900).  Jadi bagaimana kesan transaksi ini dalam asas perakaunan? Mari tengok ni…

     Aset          =       Ekuiti Pemilik
 Cash RM 2,900          Modal Kak Ya RM 5,000
       + 
 Sewa RM 2,100

Katakan, Kak Ya beli set dapur dengan harga RM 5,000 tapi duit cash tinggal RM 2,900 je, Kak Ya hutang la bayar down payment RM 1,000. Jadi cash tinggal RM 1,900 dan hutang RM 4,000 (notes payable):

   Aset          =     Liabiliti    +    Ekuiti
Cash   RM  1,900   Notes Payable       Modal Kak Ya
                      RM 4,000              RM 5,000
Sewa   RM  2,100
Dapur  RM  5,000
       ---------
Jumlah RM  9,000 =    RM 4,000      +       RM 5,000
       =========      ========              ========

Kan ke balance tu aset dengan liabiliti + ekuiti.  So penyata kewangan / balance sheet yang disediakan rupanya lebih kurang macam ni:

ASET                 LIABILITI
         (RM)                                 (RM)
 Cash   1,900.00      Notes Payable        4,000.00
 Sewa   2,100.00
 Dapur  5,000.00     EKUITI PEMILIK
                      Modal Kak Ya         5,000.00
        --------                           --------
 Jumlah 9,000.00      Jumlah liabiliti     9,000.00
 Aset   ========      dan Ekuiti Pemilik   ========

 

Pengurusan Kewangan Kedai Makan dan Restoran #5 – Transaksi Perniagaan

Transaksi perniagaan

Transaksi perniagaan ada dua (2) jenis iaitu yang melibatkan pertukaran wang tunai (cash).  Satu lagi tidak melibatkan wang tunai.

Transaksi Perniagaan Tunai

Transaksi bisnes(business transactions) kedai makan dan restoran melibatkan setiap pertukaran tunai apabila kita membeli barangan dari pembekal.  Begitu juga pembayaran oleh pelanggan terhadap makanan dan minuman yang ditempah.

Transaksi Tanpa Wang Tunai

Transaksi yang tidak melibatkan tunai juga berlaku kepada kedai makan dan restoran.  Contoh:

  • Peralatan semakin lama dan berusia (wears out), nilai berkurangan mengikut harga semasa.  Penyelarasan bagi transaksi nilai yang berkurangan ini dipanggil depreciation (susut nilai); dan
  • Account receivable bagi hutang yang yang tidak dapat dikutip (bad debt).

Kesemua transaksi ini pelu direkod – sama ada transaki melibatkan tunai, atau penurunan nilai (depreciation) dalam perniagaan .

Pengurusan Kewangan Kedai Makan dan Restoran #4 – GAAPs

GAAPs

Generally Accepted Accounting Principles (GAAPs) merupakan piawaian yang diguna pakai dalam perakauan / pengurusan kewangan.  Ia bertujuan untuk memastikan keseragaman dalam prosidur dan teknik yang digunakan dalam menyediakan penyata kewangan.

Konsep GAAPs

Konsep yang digunapakai dalam GAAPs temasuk:

  • Business Entity
  • Historical Cost
  • Going Concern
  • Periodicity
  • Expenses matched revenus
  • Conservatism

Business Entity

Kedai makan dan restoran adalah entiti bisnes yang berbeza dan dipisahkan daripada pemilik.  Ia menjana pendapatan, perlu perbelanjaan dengan menggunakan aset (harta  mempunyai nilai  yang dimiliki oleh entiti bisnes bagi menjalankan aktiviti perniagaan), menjana keuntungan atau boleh kerugian, atau break even sahaja.

Entiti bisnes juga menanggung liabiiti iaitu tanggungan/hutang yang perlu dibayar kepada pihak tertentu.

Historical Cost

Nilai terhadap aset dalam bentuk tunai.  Jika berlaku sebarang transaksi seperti penjualan aset, harga aset tersebut bergantung kepada harga semasa (current fair value).

Harga boleh turun atau naik bergantung kepada jenis aset. Contoh, harga kedai akan naik tetapi harga sistem POS akan berkurangan.

Going Concern

Kedai makan dan restoran adalah dianggap akan beroperasi sampai bila-bila kecuali terdapat sebab sebaliknya. Contoh, jika entiti bisnes perlu ditutup dan terdapat liabiliti, aset perlu dijual walau perlu menanggung kerugian.

Periodicity

Penyata kewangan perlu ada pada tempoh berkala tertentu.  Contoh, penyata kewangan yang mengambarkan status kewangan semasa termasuk penyata pendapatan perlu dijana pada setiap bulan bagi pemilik memantau dan membuat keputusan.  Penyata pula perlu dijana pada setiap tahun bagi tujuan cukai oleh kerajaan.

Expenses matched revenues

Perbelanjaan yang dilakukan hendaklah berdasarkan (matched with) dan ditolak dari pendapatan (revenue).  Terdapat konsep sistem perakaunan akrual (accrual accounting system) di mana pendapatan dan perbelanjaan diiktiraf sama ada duit tunai diterima/dibayar atau tidak.  Jika belum dibayar, jumlah tersebut adalah hutang kepada restoran (accounts receivable).  Jumlah yang perlu dibayar kepada pembekal pula dia panggil accounts payable.

Cash accounting system pula hanya mengiktiraf pendapatan dan perbelanjaan bila duit tunai telah diterima/dibayar.  GAAPs menggunakan konsep accrual accounting system bagi tujuan pengurusan kewangan.

Conservatism

Kerugian (yang berpotensi besar akan berlaku) perlu direkodkan dalam penyata kewangan sebagai kerugian manakala gains and financial benefit hanya direkodkan bila ianya memang benar berlaku.  Contoh, kerugian boleh direkodkan tanpa menunggu keputusan hakim jika terdapat saman tertentu yang dipercayai tidak berpihak kepada bisnes kita.

Consitency

Maklumat kewangan perlulah tepat.  Prosidur yang digunakan untuk mengumpul maklumat kewangan hendaklah konsisten pada setiap tahun kewangan.

Materiality and practicality

Keperluan sama ada praktikal atau tidak untuk melapor minor financial events atau perkara-perkara yang berkaitan dengan kerahsiaan.

Perkaunan yang Efektif

Tiha (3) ciri-ciri penting perakaunan oleh GAAPs:

  • Maklumat kewangan perlulah relevan – berguna bagi tujuan spesifik: membuat keputusan, monitor, membayar cukai, dan sebagainya;
  • Maklumat kewangan semasa hendaklah yang terkini: maklumat untuk memantau operasi harian hendaklah dijana secara harian dan sebagainya; dan
  • Maklumat kewangan hendaklan tepat – kalau tak tepat macam mana kita nak tahu financial health sebenar restoran dan kedai makan kita?

 

Pengurusan Kewangan Kedai Makan dan Restoran #3 – Bidang Tugas Pengurusan Kewangan

bidang tugas akauntan

Mari kita lihat bidang tugas pengurusan kewangan dalam kedai makan dan restoran.  Bidang tugas atau accounting responsibilities ini perlu ada untuk memastikan maklumat kewangan ini dapat disediakan dengan tepat dalam masa yang ditetapkan.

Kedai Makan dan restoran kecil

Bagi kedai makan dan restoran yang kecil, kerja-kerja pengurusan kewangan biasanya dibuat oleh pemilik merangkap pengurusnya.  Maklumat kewangan disediakan oleh pemilik bagi tujuan memantau dan membuat keputusan yang berkaitan dengan kedai makan dan restoran mereka.

Proses perakaunan yang kompleks untuk menyediakan penyata kewangan seperti penyediaan penyata kewangan bagi tujuan percukaian seterusnya menyebabkan kepakaran luar diperlukan.  Maklumat ini perlu disediakan oleh external accountant yang bertauliah.

Bidang Tugas Pengurusan Kewangan

Keperluan bidang tugas pengurusan kewangan akan turut bertambah jika kedai makan dan restoran kita semakin berkembang.  Restoran bertambah maju dengan pertambahan pekerja.  Contoh bidang tugas:

  • Bookkeeper – menyusun rekod dan dokumen seperti jumlah jam bekerja, invois, data dari sales register atau sistem POS dan lain-lain;
  • Accountant – Mereka bentuk (design) dan memantau pengumpulan data dan sumber dokumen (source documents), meringkaskan maklumat kewangan dalam penyata kewangan, membina laporan kepada pengurusan, membuat kordinasi / penyelarasan budget, mengumpul maklumat bagi tujuan cukai dan laporan kepada pihak berkuasa berkaitan (contoh: SSM).  Accountant biasanya akan report kepada controller;
  • Controller – biasanya kalau syarikat besar dipanggil Chief Accounting Officer / Chief Financial Officer;  Boss akauntant la ni kan..
  • F&B controller – membina operating & controls reports – penerimaan produk, penyimpanan, pengurusan inventori bagi penyediaan makanan dan lain-lain;
  • Internal auditor – menilai kecekapan / effectiveness sistem pengurusan kewangan.  Buat audit la senang cerita; dan
  • External accountant & external auditor – pihak luar yang boleh memberikan penilaian/pengauditan dan opinion bebas kepada operasi dan kewangan kedai makan dan restoran kita.